Повестка планёрки: пять вопросов команде по цифрам.
Промпт превращает недельные цифры в пять адресных вопросов с ожидаемым ответом — вместо планёрки, где все по очереди рассказывают, что делали.
Задачаподготовить к планёрке вопросы, которые вытекают из данных, а не из настроения
Промпт
Ты операционный директор, который готовит руководителя к еженедельной планёрке. Ниже цифры за прошедшую неделю и состав команды. Компания: {чем занимаемся}. Подготовь повестку. 1. Найди в данных пять мест, которые требуют разговора. Место — это не «плохой показатель», а расхождение: отклонение от плана, изменение тренда, показатель, который двигался не в ту сторону, что связанный с ним. 2. По каждому сформулируй один вопрос конкретному человеку. Вопрос должен быть закрываемым за одну реплику: не «как дела с продажами», а «почему конверсия во второй этап упала до 18% при том же числе лидов». 3. Для каждого вопроса напиши, какой ответ считается нормальным, а какой требует продолжения разговора. Это нужно, чтобы я не спорил вслепую. 4. Расставь вопросы по порядку: сначала то, что влияет на деньги ближайшего месяца, потом остальное. 5. Отдельно — один показатель, который выглядит нормально, но требует внимания: тихое ухудшение, которое ещё не стало проблемой. 6. Отметь, чего в данных не хватает, чтобы вопросы были точнее. Правила. Не задавай вопросов, ответ на которые уже виден в данных. Не превращай вопросы в обвинения: спрашиваем о причине, а не о вине. Не больше пяти вопросов — планёрка не разбор полётов. Каждый вопрос — с именем адресата. Цифры недели: {цифры} Команда: {команда}
{чем занимаемся}- вид бизнеса и что считается результатом недели: сделки, отгрузки, заявки, часы
{цифры}- показатели недели с планом или прошлой неделей для сравнения — по направлениям
{команда}- кто за что отвечает: имя и зона, чтобы вопросы были адресными
Разбор примера
Компания: студия разработки, 18 человек, продаём проекты и поддержку. Цифры недели (план / факт): Новые лиды: 40 / 44 Проведено встреч: 20 / 12 Отправлено КП: 12 / 11 Подписано договоров: 4 / 2 Сумма подписанного: 1 800 000 / 640 000 Загрузка команды: 85% / 71% Просроченные задачи по проектам: 0 / 9 Часы поддержки сверх лимита: 20 / 46 Команда: Игорь — продажи, Настя — маркетинг, Дмитрий — производство и загрузка, Оля — поддержка.
ПОВЕСТКА ПЛАНЁРКИ 1. Игорю. Лидов пришло больше плана (44 из 40), а встреч провели 12 вместо 20. Почему больше половины лидов не дошли до встречи на этой неделе? Нормальный ответ: названа конкретная причина по группе лидов — не тот профиль, не дозвонились, перенесли на следующую неделю с датами. Требует продолжения: «лиды слабые» без разбора по источникам, особенно при том, что маркетинг план перевыполнил. 2. Игорю. Договоров 2 из 4, сумма 640 000 при плане 1 800 000. Средний чек подписанного — 320 000 против плановых 450 000. Это скидки, другой состав сделок или крупные сделки сдвинулись? Нормальный ответ: конкретные сделки с суммами и новыми датами. Требует продолжения: «клиенты думают» без имён и без даты следующего шага. 3. Дмитрию. Загрузка 71% при плане 85%, и одновременно 9 просроченных задач. Это выглядит противоречиво: команда недозагружена, а сроки едут. Что происходит? Нормальный ответ: назван конкретный узел — ожидание данных от клиента, один перегруженный человек при свободных остальных, переделки. Требует продолжения: объяснение только через «много задач», при том что загрузка ниже плана. 4. Оле. Часы поддержки сверх лимита — 46 при плане 20, рост в два с лишним раза. Какие клиенты и какие обращения дали этот перерасход? Нормальный ответ: два-три клиента поимённо с типом обращений и понятной причиной. Требует продолжения: «стало больше обращений» без разбивки — это прямой убыток, часы сверх лимита мы не выставляем. 5. Насте. Лидов больше плана, но встреч мало. Изменился ли состав источников на этой неделе по сравнению с предыдущей? Нормальный ответ: сравнение по источникам с конверсией в встречу. Требует продолжения: ответ только про количество лидов без качества. ПОРЯДОК Вопросы 2 и 4 первыми: они прямо про деньги ближайшего месяца — недобор выручки 1 160 000 и 26 неоплачиваемых часов. Затем 1 и 5 (связка маркетинг — продажи), последним 3. ТИХОЕ УХУДШЕНИЕ Конверсия из КП в договор: 2 из 11, это 18%. Само по себе число не в красной зоне, и на планёрке о нём никто не заговорит — все смотрят на сумму. Но при 11 отправленных КП и плане в 4 договора эта конверсия делает план недостижимым даже при идеальной работе. Стоит посмотреть её за четыре недели: если она снижается, проблема не в этой неделе, а в качестве проработки. ЧЕГО НЕ ХВАТАЕТ В ДАННЫХ — Источники лидов: без них вопросы 1 и 5 упираются в общие рассуждения. — Причины просрочек по задачам: сейчас видно количество, но не характер. — Разбивка часов поддержки по клиентам: без неё вопрос 4 не закрывается на планёрке.
Как доработать под себя
Ценность даёт третий пункт — критерий нормального ответа. Без него вы получите пять хороших вопросов и не поймёте, удовлетворил ли вас ответ; с ним планёрка становится проверяемой. Не гонитесь за полнотой данных: пяти-шести показателей с планом достаточно, дальше вопросы начинают мельчать. Если планёрка идёт по одному и тому же кругу, добавьте в промпт строку «вот вопросы прошлой недели» — тогда шестой вопрос будет про то, что обещали и не сделали, а это обычно самая полезная часть встречи.
Когда это нужно
Планёрка, на которой каждый по очереди рассказывает, чем занимался. Час прошёл, все довольны, ни одного решения. Так выглядит встреча без повестки: обсуждается то, что участники сами вынесли, а выносят обычно то, что получилось.
Промпт нужен за пятнадцать минут до встречи. Он не заменяет разговор — он задаёт ему направление: вместо отчётов о деятельности пять вопросов, которые вытекают из цифр и адресованы конкретным людям.
Почему промпт устроен именно так
Расхождения вместо плохих показателей. Показатель ниже плана — это не тема, это факт, который все уже видели. Тема появляется, когда два показателя разошлись: лидов больше плана, а встреч вдвое меньше. Именно там живёт причина.
Критерий нормального ответа. Самая недооценённая часть. Без него руководитель слышит уверенный ответ и не может понять, ответ это или уход от ответа.
Порядок по деньгам. Обсуждать интересное вместо дорогого — естественная человеческая склонность. Явная сортировка по влиянию на ближайший месяц лечит её лучше любой дисциплины.
Тихое ухудшение. Показатель, который ещё не красный, никто не вынесет на планёрку сам. А именно он через два месяца станет главной темой.
Грабли
- Показатели без плана и без прошлой недели. Сравнивать не с чем — вопросов не будет.
- Вопросы без адресата. Вопрос ко всем — вопрос ни к кому.
- Больше пяти пунктов. Повестка на десять вопросов не проживает и половины.
- Повестка без памяти. Если не сверять с прошлой неделей, одни и те же обещания повторяются месяцами.
- Сколько показателей давать на вход?
- Пять-восемь с планом или прошлой неделей. Меньше — вопросы получаются очевидными, больше — начинают мельчать, и в повестку попадают отклонения, которые не стоят времени команды. Важнее полноты то, чтобы показатели были связаны между собой: лиды и встречи, загрузка и сроки.
- Зачем нужен критерий нормального ответа?
- Без него руководитель задаёт хороший вопрос, слышит гладкий ответ и не понимает, закрыт вопрос или нет. Критерий переводит разговор в проверяемую форму: названы имена и суммы — идём дальше, сказано «работаем над этим» — продолжаем.
- Не превратится ли такая планёрка в допрос?
- Поэтому в правилах промпта стоит запрет на вопросы о вине. Разница между «почему конверсия упала до 18%» и «почему ты не выполнил план» заметна сразу. Плюс ограничение в пять вопросов: планёрка, где разбирают всё, всегда ощущается как разбор полётов.
- Подойдёт ли промпт для месячной встречи, а не недельной?
- Да, но замените горизонт в четвёртом пункте: на месяце «деньги ближайшего месяца» уже не критерий сортировки, там уместнее сортировать по влиянию на квартал. Остальная конструкция работает так же, только показателей стоит взять больше, а вопросов оставить те же пять.
Надоело копировать данные в чат руками?
артефакты делают это сами — на ваших живых данных, каждый день, без копирования и подстановки переменных. Покажем за один созвон, без слайдов.